Travail collaboratif : 10 conseils pratiques pour l'initier dans votre entreprise

Ca y est! vous avez sauté le pas, convaincu par le formidable potentiel du Cloud Computing et des medias sociaux pour votre entreprise, vous avez migré très rapidement vers votre solution Cloud SaaS, par exemple Google Apps for Business, et avez mis en place des outils sociaux (Réseau Social d’Entreprise) pour fluidifier les relations et les informations entre vos collaborateurs, vos clients ou vos partenaires, comme BueKiwi, ou encore Jamespot ou Seemy, parmi bien d’autres. Vos collaborateurs ont été formés aux outils sans difficulté et vous avez découvert à cette occasion qu'ils ont presque tous à titre privé des comptes actifs sur les medias et les réseaux sociaux.

Vous avez hâte de développer votre 1er projet, en utilisant toutes les ressources à votre disposition:

• partager les documents, présentations, photos et video le cas échéant, d’un projet avec les personnes concernées ,
• organiser des réunions de travail en ligne pour faire avancer le projet en invitant directement les participants sur leur agenda en ligne, et en prévoyant des rappels automatiques par email ou SMS,
• préparer les réunions virtuelles en échangeant avec les invités sur des réseaux sociaux protégés,
• animer les réunions de travail en ligne en vous servant du chat (texte, video ou audio), 
• modifier certains documents du projet en temps réel pendant les réunions de travail, chacun y mettant la main,
• appeler de nouveaux collaborateurs à participer en direct,
• etc.

Mais le travail collaboratif n’est pas une évidence, il demande une certaine habitude et de la pratique pour être efficace. Pour vous faire gagner du temps, nous vous donnons ci-dessous quelques conseils pratiques pour faciliter votre entrée en matière:

1. Commencez par développer un projet test.

Invitez peu de collaborateurs à travailler avec vous. Choisissez un sujet simple qui demande peu de travail et ne risque pas de vous déborder, vous et votre 1ère équipe de travail collaboratif.

Ce test vous permettra d’adapter vos méthodes de travail et d’adopter les bons réflexes sur un projet peu risqué.

2. Consacrez du temps à votre projet test.

Cela peut paraître évident, mais si vous vous contentez d’échanger quelques mails occasionnels avec votre 1ère équipe “virtuelle”, il sera difficile pour ses membres de s’impliquer et de se mettre au travail efficacement.

3. Maintenez l’usage de plusieurs modes de  communication.

Utilisez plusieurs mode de communication avec votre équipe virtuelle: email oui, mais aussi téléphone, réunions informelles devant la machine a café etc. Car même si vous prévoyez à terme de travailler exclusivement dans le “nuage”, qu’adviendra-t-il de votre projet test si votre équipe est privée d’internet à l’endroit où elle se trouve à un moment clé et ne reçoit pas un email important?

4. Prévoyez des réunions plus longues que d’habitude.

Une réunion virtuelle doit à terme vous faire gagner du temps, mais au début attendez-vous à y passer plus de temps car la communication avec les membres de l’équipe pendant la réunion sera plus lente que lors d’une réunion “physique” où chacun est assis à côté ou en face de l’autre.

5. N’hésitez pas à enregistrer vos séances de travail collaboratif.

Au lieu de tenter d’expliquer en détail sous forme de document ou de compte-rendu ce que vous avez fait et comment vous avancez pour réussir votre 1er projet collaboratif, filmez par exemple vos séances de travail. Il existe de nombreux outils (souvent gratuits) de saisie en vidéo de ce qui se passe sur votre écran d’ordinateur (exemple: CamStudio. Vos vidéo expliqueront le processus de travail collaboratif  bien mieux que de longs discours et en quelques instants.

6. Utilisez de multiples formats pour travailler ensemble.

Plus vous diversifierez les formats d’expression: documents, présentations, vidéo, infographies, mini site dédié au projet etc. plus l’apprentissage sera rapide. Chacun de nous a ses propres habitudes et préférences, son propre style, et un niveau d’apprentissage spécifique des outils web 2.0. Utiliser plusieurs formats permet à chacun de s’y retrouver et constitue également un bon moyen de progresser ensemble.

7. Fixez des délais et des objectifs clairs.

Si vous communiquez essentiellement par email ou par écrit, vous risquez de rencontrer quelques problèmes de compréhension: certains n’auront pas lu tous leurs emails, d’autres auront mal compris etc. Assurez-vous donc avant chaque réunion virtuelle que chacun a bien compris l’ensemble des enjeux et l’objectif de la réunion.

8. Soyez plus exigeant sur la fin que sur les moyens.

L’objectif du projet est une priorité pour l’entreprise, il doit être atteint. En revanche, laissez votre équipe virtuelle travailler avec les outils 2.0 mis à leur disposition et les processus qu’elle aura choisis elle-même. C’est le meilleur moyen pour qu’elle se les approprie. 

9. Etablissez un Livre Blanc de vos 1ères expériences.

Le travail collaboratif suit une courbe d’apprentissage. Sa mise en place est progressive et votre Livre Blanc sera un outil précieux car il parlera à vos collaborateurs de votre entreprise dans l’aventure collaborative avec des exemples qui leur parleront, des anecdotes concernant des personnes qu’ils connaissent sur des sujets qu’ils traitent au quotidien. Il les guidera pour s’organiser en évitant les écueils que vous aurez rencontrés avant eux et leur fera (vous fera) gagner un temps précieux.

10. Créez une boîte à idées virtuelle.

Encouragez les membres des équipes virtuelles à faire des suggestions. Donnez-leur la parole. Leurs conseils seront très utiles car leur expérience pratique du travail collaboratif s’enrichira sans doute plus vite que la vôtre.

Maintenant c’est à vous de jouer!

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